01 Projektmanagement - Grundlagen und Einführung

Praktische Bedeutung des Projektmanagements

Projektmanagement hat eine lange historische Tradition, von antiken Großprojekten wie den Pyramiden bis zu modernen komplexen Vorhaben wie der Airbus-Produktion.

Warum Projektmanagement heute unverzichtbar ist:

• Die Veränderungsgeschwindigkeit und Komplexität der betrieblichen Umwelt hat in den letzten Jahren stark zugenommen
• Die Fähigkeit einer Organisation, schnell auf sich wandelnde Anforderungen zu reagieren, trägt entscheidend zur Wettbewerbsfähigkeit und dadurch zum Überleben einer Firma bei
• Innovative Produktentwicklung, Erschließung neuer Geschäftsfelder oder interne Restrukturierungen lassen sich am besten mittels Projektarbeit umsetzen
• Kaum ein Unternehmen ist heute ohne funktionierende Projektorganisation denkbar, zumal die Anzahl, die Größe und Geltung und die Internationalität der Projekte in Unternehmen jährlich zunimmt

Diese Entwicklungen machen Projektmanagement zur Schlüsselkompetenz für moderne Unternehmen.

Positive Beispiele:

• Cheops-Pyramide (2580 v.Chr.): 2,3 Mio. Steine, 8.000 Arbeiter
• Taj Mahal (1631-1653): 22 Jahre Bauzeit, 22.000 Arbeiter
• Airbus-Produktion: Länderübergreifende Koordination

Negativ Beispiele:

• Nokia hat auf seinen Erfolg beruht und war Marktführer und war dann plötzlich irrelevant. sie war nicht flexibel
• Berliner Flughafen
• Stuttgart Bahnhof

Vorteile systematischen Projektmanagements:

• Bessere Qualität und höhere Kundenzufriedenheit
• Rasche Realisierung und hohe Plantreue
• Kostenoptimierung
• Klare Zuständigkeiten
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch Dokumentation
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
• Individuelles und organisatorisches Lernen

Weitere Vorteile:

• einheitliche und miteinander abgestimmte Zielsetzung
• es wird problem- und ergebnisorientiert direkt an der Sache gearbeitet
• in einer ganzheitlichen Betrachtung werden kleine Teilaufgaben bearbeitet
• standardisiertes Vorgehen verringert Koordinations- und Abstimmungsaufwände
• klare Verteilung von Verantwortung auf Institutionen und Personen, organisatorisch und juristisch
• organisierter und standardisierter Informationsfluss
• eindeutige Anlaufstellen für alle Aktivitäten
• hohe Flexibilität und Reaktionsfähigkeit durch permanenten Überblick über das Ganze
• effektive Reaktion auf eintretende Risiken und Probleme
• Lernen aus vergangenen Projekten
• Know how ist und bleibt im Unternehmen, auch bei Personalausfall

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Definition von Projekten

Ein Projekt ist ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit definiertem Ziel, das eine projektspezifische Organisation erfordert. Projekte unterscheiden sich von Routineaufgaben durch ihre Einmaligkeit, Komplexität und interdisziplinäre Natur. Umgangsprachlich kann man Projektmanagement auch als "People-Management" ansehen.

Ein Projekt (DIN 69901) ist zu wählen, wenn:

• ein einmaliges,
• bereichsübergreifendes Vorhaben,
  • über verschiedene Abteilungen (Einkauf, Verkauf, Marketing, etc.)
• Zeitlich begrenzt,
• zielgerichtet (Definierte Zielvorgabe),
• interdisziplinär und
  • Das Team ist interdisziplinär zusammengesetzt (Also aus verschiedenen Fachdisziplinen — verschiedene Skills und Meinungen im Team )
• so wichtig, kritisch und dringend ist,
• dass es nicht einfach in der bestehenden Linienorganisation bearbeitet werden kann,
• sondern besondere organisatorische Vorkehrungen getroffen werden müssen.

Definition im Unternehmen

Oft wird intern definiert wann ein Projekt, kein Projekt sein darf. Weil ein Projekt anzulegen gehören so viel organisatorischer Aufwand dazu, dass der Orga Aufwand größer ist als das Projekt einfach direkt zu erledigen.

Beispiel einer Definition im Unternehmen: Bei einem mittelgroßen Industriebetrieb, der Messgeräte und Schalter herstellt, wird eine an die Entwicklung herangetragene Aufgabe als Projekt eingestuft, wenn

• die Bearbeitung mehr als 2 Manntage erfordert oder
• die Beauftragung eines externen Entwicklers mehr als € 2.000,-- kostet. In einem anderen Unternehmen werden vielleicht andere Grenzwerte oder Kriterien definiert: Der Grenzwert könnte z. B. auch 50.000 Euro betragen und ein weiteres Kriterium wäre beispielsweise die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, womit der Aspekt Projektorganisation betont würde.

Typische Branchen mit hohem Maß an Projektarbeit

Diese Branchen haben oft ein hohes Maß an Projektarbeit und wo Projektmanagement eine hohe Bedeutung hat:

• Hausbau
• Schiffs-Werft
• Beratung
• Flugzeugindustrie
• Raffinerie
• IT

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Arten von Projekten

Projektarten

Mögliche Projektarten könnten sein:

• Investitionsprojekte
• Infrastuktur
  • Autobahnen
  • Brücken
• Produktentwicklung
• Organisation
• Organisationsentwicklung-Projekte:
  • Umstrukturierung von Unternehmen
• Informatik
• Bauprojekte

Einteilung und Sortierung von Projekten

Grundsätzlich kann Einteilung und Sortierung der Projekte nach:

• Reichweite / Dimension
  • Welche Abteilung wurden tangiert.
  • Nationale / Internationale
• fachliche Inhalte
  • Nach den Projektarten eingeteilt
• Größe der Projekte
  • Zeitdauer
  • Oder Enddatum
  • Budget / Kosten
  • Kapazitäten
    • nach Personal Kapazität,
    • Mann-tage,
    • Beratertage
  • ABC Projekte / Dringlichkeit (Analog zu ABC Analyse)
    • Aber in der Realität sieht jeder sein eigenes Projekt immer als dringend. Und es wird angefangen A* oder A++ oder AAA einzuführen.
• Vorgehensphilosophie der Projekte
  • TQM (Total Quality Management) Projekte
  • KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
  • Wertanalyse Projekte
• formale Strukturelemente
  • Phase des Projekts (Vorprojekt, Analyseprojekt, Umsetzungsprojekt, etc. )

Eine weitere mögliche Einteilung der Projektarten

Aufgabenstellung:

• Geschlossen: bekannte klare Aufgabenstellung mit begrenzten Lösungsmöglichkeiten (z.B. bauliche Erweiterung für bestimmte Nutzungen)
• Offen: viele Möglichkeiten bzgl. Inhalt und Vorgehen ohne Lösungsvorstellungen (z.B. Verbesserung der Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit einer Organisation)

Soziale Komplexität:

• Tief: unproblematische Zusammenarbeit (z.B. wenig ausgeprägte Interessenunterschiede, Zusammenarbeit hauptsächlich in einem Fachgebiet). Alle kennen sich eigentlich ganz gut, und wissen wie man zusammenarbeitet ("Never change a winning team")
• Hoch: interdisziplinär, politisch brisant, unterschiedliche Benutzerinteressen, großes Konfliktpotential. → Keiner mag sich, vielleicht kennt sich keiner, zu unterschiedliche Interessen.

Entstehende Matrix

Hier wird eingeteilt nach Art der Aufgabenstellung und soziale Komplexität:

1. Standardprojekte (geschlossen, tief): Routinemäßig, auf Erfahrung basierend
2. Akzeptanzprojekte (geschlossen, hoch): Klare Aufgabenstellung, aber oft mit Akzeptanzproblemen
3. Potenzialprojekte (offen, tief): Offene Fragestellung, wenig vernetzt
4. Pionierprojekte (offen, hoch): Hoher Neuigkeitsgrad, risikoreich

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Projektmanagement-Dimensionen

Projektmanagement umfasst mehrere Dimensionen, die integriert betrachtet werden müssen:

Vier Hauptdimensionen:

1. Funktionales PM: Arbeitsschritte der Projektphasen (Planung, Durchführung, Controlling)
2. Institutionelles PM: Projektorganisation und Verknüpfung mit dem Unternehmen
3. Personelles PM: Zusammenarbeit, Kommunikation, Motivation, Konfliktbewältigung
4. Instrumentelles PM: Tools, Methoden, Prozesse, PM-Handbuch

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Projekterfolg und Erfolgsfaktoren

Projekterfolg wird mehrdimensional bewertet und umfasst sowohl kurzfristige Effizienz als auch langfristige strategische Auswirkungen.

Erfolgsdimensionen (nach Shenhar & Dvir):

• Effizienz: Termine, Kosten, Projektplan einhalten
• Wirkung für Kunden: Anforderungen erfüllen, Kundenzufriedenheit
• Wirkung für Team: Mitarbeiterzufriedenheit, Personalentwicklung
• Geschäftserfolg: Umsatz, Gewinn, Marktanteile
• Vorsorge für Zukunft: Neue Technologien, Märkte, Kompetenzen

Man kann auch eigene Kriterien entwickeln: Beispielsweise wenn man als Projekt hat ein neues Konzept oder System zu entwickeln, kann ein Erfolg sein: Dass der Kunde auch das System nutzt und einsetzt.

Kritische Erfolgsfaktoren:

• Machbarkeitsstudie im Vorfeld
  • technisch, witschaftlich, rechtlich, sozial etc.
• Kosten-Nutzen-Analysen inkl. Sensivitätsanalysen im Vorfeld
  • lohnt sich das überhaupt?
• Projektcontrolling
  • kommt später noch
• Kundenbefragung, Mitarbeiterbefragung, Stakeholdermanagement
• Projekt(management)-Benchmarking

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